OBJETIVO
Establecer el proceso de Auditorias internas para determinar si el Sistema de Gestión de S&SO es conforme con las disposiciones y con los requisitos planificados, y se ha implementado y sostenido de manera eficaz, para tomar las medidas necesarias correspondientes a las no conformidades.
ALCANCE
Este proceso aplica para todo el sistema
de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional de la
Empereza.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS
•
Norma Técnica Colombiana NTC-OSHAS 18.001 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional con sus Fundamentos y
Vocabulario. Versión 2007
•
Norma Técnica Colombiana NTC-OSHAS18.002.
•
NTC-ISO 9001:2000 Guía de interpretación y aplicación para Instituciones
prestadoras de Salud – IPS.
RESPONSABILIDADES
•
Coordinador del proceso de Auditorias Internas: Es responsable de garantizar el cumplimiento
del cronograma de auditorias internas, direccionando la planeación, ejecución
de las mismas y seguimiento a los resultados obtenidos.
•
Auditor Líder: Es
responsable efectuar las auditorias que le sean asignadas por el Coordinador
del proceso de Auditorias Internas, con el apoyo de los auditores seleccionados
para el proceso.
•
Auditor:
Responsable de realizar las auditorias de acuerdo con el cronograma establecido
y siguiendo las indicaciones del Auditor Líder.
•
Representante de la
Dirección del Sistema de Seguridad y
Salud Ocupacional: Es responsable de velar por el cumplimiento
de las auditorias internas establecidas en el cronograma.
•
Auditado: Es
responsable de participar activamente en el proceso de auditoria colaborando con
el auditor.
DEFINICIONES
•
Auditoria: Proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión
en que se cumplen los criterios de auditoría.
•
Auditor: Persona con la competencia para
llevar a cabo una auditoría.
•
Auditado:
Organización que es
auditada.
•
Criterios de auditoría:
Conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
•
Sistema de gestión de S&SO: Sistema de gestión para dirigir y
controlar una organización con respecto a la seguridad y salud
ocupacional.
•
No conformidad:
Incumplimiento de un
requisito.
•
Hallazgo: Resultados de la evaluación de la
evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
•
Observación: Resultados de la evaluación de
evidencia que presenten hechos que puedan llegar a convertirse en No
Conformidad.
GENERALIDADES
La Empresa S.A., ha estructurado el proceso de auditorias
internas teniendo en cuenta las exigencias de la Norma OSHAS 18.001:2007
relacionadas con este requisito, y estableciendo un cronograma que debe ser
cumplido por los auditores internos.
El proceso de
auditorias internas es realizado por el grupo de funcionarios de la institución
elegidos como auditores internos, y por el Coordinador del proceso de
Auditorias Internas, asegurando la objetividad e imparcialidad del proceso.
Al momento de
planificar la realización de la auditoria de los puntos a revisar se toma en consideración el estado y
la importancia de los procesos y las áreas a auditar, al igual que los
resultados de auditorias previas. En el
Flujograma se especifican las
responsabilidades y requisitos para la planificación y ejecución de las
auditorias, el mecanismo de comunicación de los resultados y el mantenimiento
de los registros.
Los responsables de los procesos que estén siendo
auditados deben asegurar que se tomen las acciones necesarias para eliminar las
no conformidades detectadas y sus causas y determinar acciones preventivas
encaminadas a evitar que las observaciones se conviertan en No Conformidades.
El auditor debe realizar un informe o
resumen de cada auditoria y registrarlo, la información proveniente de este se
emplea como parte de la revisión por la dirección.
INDICADORES
No aplica.
NORMAS
•
Planificar
de acuerdo con el cronograma establecido, la realización de las auditorias
teniendo en consideración el estado y la importancia de los procesos y las
áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas.
•
Al término
de un año calendario deberán estar auditados por lo menos una vez todos los
procesos contenidos en la red de macro procesos.
•
El
representante de la
Dirección conjuntamente con el Coordinador del proceso de
Auditorias Internas harán el cronograma anual de las auditorias.
• Los resultados de las auditorias internas serán emitidos 5 (cinco) días hábiles después de realizada la auditoría.
• Las observaciones de auditoria y las No Conformidades deben ser manejados con acciones preventivas y correctivas.
• Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
• Definir las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de cada auditoria.
ANEXOS
•
Anexo 1. Cronograma de Auditoria Interna.
•
Anexo 2. Plan de Auditoria.
•
Anexo 3. Lista de Verificación Auditoria Interna.
DESCRIPCIÓN
Ver Flujograma
No
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FLUJO
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PROCEDIMIENTO
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RESPONSABLE
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FORMATO
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1
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  |
1. El cronograma se realiza
teniendo en cuenta los procesos del Sistema y se diseña de tal forma que en
un año se garantice la revisión completa del desempeño y eficacia del S&SO
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Representante de la Dirección
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Cronograma de Auditoria
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2
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2. Previo a la realización de la auditoria, el Coordinador del
proceso de Auditorias, el auditor líder designado y los auditores deben
realizar el plan de auditoria, indicando la fecha el lugar y la hora de la
realización de la entrevista con el auditado.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor líder
Auditor
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Plan de Auditoria
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4
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4. Preparar la lista de verificación
de acuerdo con el proceso a auditar según el formato…...
Reunir la información necesaria para conocer el proceso a Auditar.
(manual de S&SO, Procedimientos, Manual de Funciones, Resultados de
Auditorías anteriores, etc)
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Auditor líder
Auditor
|
Lista de Verificación
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3
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3. Revisar la lista de verificación con el Coordinador del proceso de
Auditorias Internas con el fin de establecer si esta es completa o que se
debe agregar o modificar.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor líder
Auditor
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Lista de Verificación
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||||
5
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|
5. Realiza reunión de apertura en la fecha programada, a esta reunión
deben asistir como mínimo los auditores y el Representante de la dirección,
además deberían participar los dueños de los procesos a auditar.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor líder
Auditor
|
Plan de Auditoria
|
||||
6
|
 |
6. Realizar la
Auditoria y recolectar las evidencias de la auditoria
teniendo en cuenta:
La existencia de documentación adecuada
La implementación efectiva de los procesos
La identificación de no conformidades de parte de terceros.
Documentación de los resultados (Indicadores)
Competencia del personal
Oportunidad de mejora
Capacidad de los Procesos
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Auditor líder
Auditor
|
Lista de Verificación
|
No
|
FLUJO
|
PROCEDIMIENTO
|
RESPONSABLE
|
FORMATO
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7
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|
7. Analizar la evidencia mostrada por el personal auditado y
verificar la utilización de los Registros S&SO.
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Auditor líder
Auditor
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|||
8
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8. Definir las Observaciones de auditoria y clasificarlos en
observaciones y no conformidades
encontradas en la auditoria.
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Auditor Líder
Auditor
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9
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9. Realiza el informe de auditoria especificando las observaciones y
las No Conformidades.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor líder
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Informe de Auditoria en Formato de Comunicado interno
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10
|
|
10. Establecer las observaciones
y no conformidades en la
Tabla de Control de No Conformidades – Observaciones –
Producto o Servicio No Conforme, siguiendo con el procedimiento establecido.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
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Tabla de Control de No Conformidades
Observaciones, Producto o Servicio No Conforme
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11
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11. Presentar, explicar y entregar el informe a los Responsables de
proceso y/o auditados, indicando las
No Conformidades y Observaciones a aquellos que deban cumplir con el proceso
de Acciones Correctivas y Preventivas.
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Auditor Líder
Auditor
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Informe de Auditoria en Formato de
Comunicado interna
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13
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13. Analizar las Observaciones y No conformidades, y dar respuesta
siguiendo con el procedimiento de No Conformidades / Acciones Preventivas y
Correctivas.
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Responsable del proceso -
Auditado
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Informe de Auditoria en Formato de
Comunicado interno
Respuesta a No Conformidades u Observaciones en Formato de Comunicado interno
|
No
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FLUJO
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PROCEDIMIENTO
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RESPONSABLE
|
FORMATO
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14
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14. Realizar seguimiento a las no conformidades, observaciones y a las acciones correctivas y preventivas
siguiendo con lo establecido en el procedimiento de No Conformidades / Acciones Correctivas y Preventivas.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor Líder
Auditor
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Tabla de Control de No Conformidades
Observaciones, Producto o Servicio No Conforme
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14
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14. Revisar No Conformidades y observaciones con el fin de establecer
aquellas que puedan ser Cerradas, las observaciones del Coordinador del proceso de Auditorias Internas serán
realizadas en color Rojo.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
Auditor Líder
Auditor
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Tabla de Control de No Conformidades
Observaciones, Producto o Servicio No Conforme
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15
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15. Determinar cuales No conformidades y observaciones pueden ser
CERRADAS, indicando en cada No Conformidad – Observación si es Cerrado o se
realizará nuevo seguimiento.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
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Tabla de Control de No Conformidades
Observaciones, Producto o Servicio No Conforme
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16
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16. Archivar los informes de auditorias y las respuestas de No
conformidades y Observaciones en las carpetas correspondientes.
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Coordinador del proceso de Auditorias Internas
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Informe de Auditoria en Formato de Comunicado interno
Respuesta a No Conformidades u Observaciones en Formato de Comunicado interno
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